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会计实操——出纳的基本工作流程

发布时间:2018-08-30 11:55:32 被关注:2

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出纳的定义(结合出纳票据来讲解)

出纳,作为会计名词,运用在不同场合有着不同涵义。从这个角度讲,出纳一词至少有出纳工作、出纳人员两种涵义。

出纳工作,顾名思义,出即支出,纳即收入。出纳工作是管理货币资金、票据、有价证券进进出出的一项工作。

简单的说,在企业里,出纳就是负责现金和银行存款的收入和支出的工作,是一项很具体的工作。各银行的储蓄、结算等窗口的工作也属于这个范畴。而从事这项工作的人员称为:出纳人员或出纳员。

出纳的基本工作流程

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    出纳的基本工作流程

出纳工作的具体内容(1)货币资金核算

 
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    ①办理现金收付,严格按规定收付款项。严格按照国家有关现金管理制度的规定,根据稽核人员审核签章的收付款凭证进行复核,办理款项收付。对于重大的开支项目,必须经过会计主管人员、总会计师或单位领导审核签章,方可办理。收付款后,要在收付款凭证上签章,并加盖“收讫”、“付讫”戳记。

     
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    ②办理银行结算,规范使用支票,严格控制签发空白支票。如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时,必须在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期、规定限额和报销期限,并由领用支票人在专设登记簿上签章。逾期未用的空白支票应交给签发人。对于填写错误的支票,必须加盖“作废”戳记,与存根一并保存。支票遗失时要立即向银行办理挂失手续。不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算。

     
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    ③登记日记账,保证日清月结。根据已经办理完毕的收付款凭证,逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账,并结出余额。银行存款日记账的账面余额要及时与银行对账单核对。月末要编制银行存款余额调节表,使账面余额与对账单上的余额调节后相符。对于未达账款,要及时查询。要随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票。

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    ④保管库存现金,保管有价证券。对于现金和各种有价证券,要确保其安全和完整无缺。库存现金不得超过银行核定的限额,超过部分要及时存入银行。不得以“白条”充抵现金,更不得任意挪用现金。如果发现库存现金有短缺或盈余,应查明原因,根据情况分别处理,不得私自取走或补足。如有短缺,要负赔偿责任。保险柜密码要保密,保管好钥匙,不得任意转交他人。

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    ⑤保管有关印章,登记注销支票。出纳必须妥善保管所管的印章,严格按照规定用途使用(但签发支票的各种印章,不得全部交由出纳一人保管)。对于空白收据和空白支票必须严格管理,专设登记簿登记,认真办理领用注销手续。

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    ⑥复核收入凭证,办理销售结算。认真审查销售业务的有关凭证,严格按照销售合同和银行结算制度办理销售款项结算,催收销售货款。发生销售纠纷、货款被拒付时,要通知有关部门及时处理。

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出纳工作的具体内容(2)往来结算

 
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    ①办理往来结算,建立清算制度。现金结算业务的内容主要包括:企业与内部核算单位和职工之间的款项结算;企业与外部不能办理转账手续的单位和个人之间的款项结算;低于结算起点的小额款项结算;根据规定可以用于其他方面的结算。对购销业务以外的各种应收、暂付款项,要及时催收结算;应付、暂收款项,要抓紧清偿。对确实无法收回的应收账款和无法偿还的应付账款,应查明原因,按照规定报经批准后处理。实行备用金制度的企业,要核定备用金定额,及时办理领用和报销手续,加强管理。对预借的差旅费,要督促及时办理报销手续,收回余额,不得拖欠,不准挪用。建立其他往来款项清算手续制度。对购销业务以外的暂收、暂付、应收、应付、备用金等债权债务及往来款项,要建立清算手续制度,加强管理,及时清算。

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    ②核算其他往来款项,防止坏账损失。对购销业务以外的各项往来款项,要按照单位和个人分户设置明细账,根据审核后的记账凭证逐笔登记,并经常核对余额。年终要抄列清单,并向领导或有关部门报告。

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出纳工作的具体内容(3)工资结算

 
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    ①审核工资单据,发放工资奖金。根据实有职工人数、工资等级和工资标准,审核工资奖金计算表,办理代扣款项(包括计算五险一金),计算实发工资。按照车间和部门归类,编制工资、奖金汇总表,填制记账凭证,经审核后,会同有关人员提取现金,组织发放。发放的工资和奖金,必须由领款人签名或盖章。发放完毕后,要及时将工资和奖金计算表附在记账凭证后或单独装订成册,并注明记账凭证编号,妥善保管。

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    ②负责工资核算,提供工资数据。按照工资总额的组成和工资的领取对象,进行明细核算。根据管理部门的要求,编制有关工资总额报表。

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银行结算业务应掌握的知识(一)银行账户

 
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    (1)基本存款账户

    企业关于办理日常转账结算、现金收付、工资、奖金和现金的支取必须通过该账户办理。也就说:只有这个账户才可以提取现金,而一个企业只能在银行开立一个基本存款账户。例如:在工商银行虎门支行开立了基本存款账户,那么在工商银行其他营业点或其他银行开立的账户只能是一般存款账户。

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    (2)一般存款账户:只能办理转账和现金的缴存,不能支取现金。(备注:此为对公帐户,银行柜面办理是不允许向个人帐户转的,但网银可操作,限小额)

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    (3)专用存款账户:住房公积金、社保基金等专款专用账户。

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    (4)临时存款账户:注册验资户,异地临时经营活动需要时,开立异地临时存款账户,用于资金的收付。

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银行结算业务(二)(1)支票

 
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    支票:包括现金支票、转账支票、普通支票3种。目前,我们使用的是普通支票,可以支取现金也可以转帐,在普通支票的左上角划两条平行线只能转账,买空白支票回来根据需要自己签发(实际工作中最常用,必须掌握)。

    ①支票的分类:

    A、种类:现金支票

                转帐支票

                普通支票:左上角划线—转帐支票

                          不划线,可提现金

    B、使用人:公司支票   只能公对公,收款人不能写私人名字

               私人支票    收款人可写私人名字或公司名字

    C、使用区域:同城(票面有银行代码,本市内任何银行可用,否则,只限本开户行) 支票下方无条码

                 省内(票面有银行代码,本省内任何银行可用,否则,只限本开户行)  支票下方有条码

    D、背书:  深圳票   出票行在属深圳市

               广州票   出票行非深圳市,统称广州票

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    ②如何使用支票办理转账

    开出支票转账:出纳填写有关内容→在支票左上角划两条平行线→盖章→撕下支票头登记银行日记账→支票尾交给客户,由客户自己送存银行(也可以由出票人到开户银行直接转账给客户)。

    收到转账支票:出纳填写“进账单”→并盖上与留在银行印鉴卡上一样的章,送存我们的开户银行→取回进账单第一联(回单联)→大约2天后钱到账后,到银行取回第三联(收账通知)→登记银行存款日记账→交单给会计记账。

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    ③如何填开支票

    一本支票一般是25份,要逐份填开。支票由存根联和支票联两部分组成。

    出票日期:数字必须大写,大写数字写法:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。壹月至拾月前零字必写,拾壹月、拾贰月必须写成壹拾壹月、壹拾贰月(前面多写了“零”字也认可,如零壹拾月)。   壹日至玖日前零字必写,拾日、贰拾日、叁拾日必须写成零壹拾日、零贰拾日、零叁拾日,拾壹日至拾玖日必须写成壹拾壹日及壹拾X日。例:2007年8月5日:贰零零柒年零捌月零伍日。2006年2月13日:贰零零陆年零贰月壹拾叁日  

    人民币大写:数字大写写法:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、亿、万、仟、佰、拾。注意:“万”字不带单人旁。例: 289,546.52 贰拾捌万玖仟伍佰肆拾陆元伍角贰分;532.00 伍佰叁拾贰元正,“正”写为“整”字也可以,不能写为“零角零分”;425.03 肆佰贰拾伍元零叁分;325.20 叁佰贰拾伍元贰角正,角字后面可加“正“字,但不能写“零分”,比较特殊。

    人民币小写:最高金额的前一位空白格用“¥”字头打掉,数字填写要求完整清楚。

    注:有些银行使用的支票是有密码的,申请购票初期会配密码器,开票时要把密码写上,否则该票不可用。

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    ④收款人:

    现金支票收款人应写为本单位名称,此时现金支票背面“被背书人”栏内加盖本单位的财务专用章和法人章,之后收款人可凭现金支票直接到开户银行提取现金(一般情况下,须由本单位持结算证的人前去提款,如有特殊情况须本单位开据证明加盖公章,并由提款人持证明前往)。   转帐支票收款人应填写为对方单位名称。转帐支票背面本单位不盖章。收款单位取得转帐支票后,在支票背面被背书栏内加盖收款单位财务专用章和法人章,填写好银行进帐单后连同该支票交给收款单位的开户银行委托银行收款。

        收到个人开出的转帐支票,收款人可写为收款人个人姓名,此时转帐支票背面不盖任何章,收款人在转帐支票背面填上身份证号码和发证机关名称,在背书格写上自己的名字,凭身份证和转帐支票存入收款人的开户银行开的个人结算帐户内。最新规定,个人存入的转帐支票最高限额为50万元以内。

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    ⑤用途:干什么用途填什么,如备用金、工资、货款、运费、往来等

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    ⑥支票头:公司留存,根据票面填写,可简写。

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    ⑦支票正面空白处,要用红色印泥加盖银行预留印件,一般是财务章和法人人私章,要盖清晰。如果你收到支票,你公司就是背书人,要在支票背面的背书人处加盖银行预留印件。

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    ⑧常识:

    支票正面不能有涂改痕迹,否则本支票作废。受票人如果发现支票填写不全,可以补记,但不能涂改。

        支票的有效期为10天,日期首尾各算一天。从支票签发日或票面日期(含票面日期)起算十天内支票有效,超过十天支票就作废。(提示:港币支票,有效期为半年。)

    支票见票即付,不记名。(丢了支票尤其是现金支票可能就是票面金额数目的钱丢了,银行不承担责任。现金支票一般要素填写齐全,假如支票未被冒领,在开户银行挂失;转帐支票假如支票要素填写齐全,在开户银行挂失,假如要素填写不齐,到票据交换中心挂失。)

        填写支票必须用黑色签字笔填写正楷字样(港币支票要求没这么严格,可用圆珠笔,但不能用铅笔此类可擦掉的笔具)。

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银行结算业务(二)(2)银行汇票

 
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    由企业单位或个人将钱交存银行,由银行签发给存款人自己去办理结算。优点是:可按实际支付金额结算,即:票面金额10万元,实际需要支付7万元,余下3万元通过银行自动退回存款人,根据需要向银行申请,由银行签发。

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银行结算业务(二)(3)银行本票

 
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    由企业单位或个人将钱交存银行,由银行签发给存款人自己去办理结算。与银行汇票的不同:只能在同一票据交换区域使用,而且只能按票面金额结算,根据需要向银行申请,由银行签发。

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银行结算业务(二)(4)商业汇票

 
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    出票人签发,有最长不超6个月的付款期限,就是先出票,到期才付款。按承兑人不同分为商业承兑汇票和银行承兑汇票,两者不同在于银行承兑汇票有银行做担保人,票据到期存款人存款不足支付银行先垫付,而商业承兑汇票没有。

    END

银行结算业务(二)(5)汇兑(汇款)

 
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    支付结算方式包括票据结算和非票据结算,前面介绍的支票、汇票、本票就是票据结算,汇兑就是非票据结算中常用的一种。

    汇兑:汇款人填写汇款单→在汇款单上签章→去开户银行办理→取回汇款回单登记银行存款日记账→交单给会计,包括:电汇、信汇两种。

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银行结算业务(三)现金存取

 
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    (1)把现金存入银行:出纳填“现金交款单”连同收到的现金当日送存我们的开户银行→取回银行盖有“现金收讫”的第一联(回单联)→登记银行存款和现金日记账→交单给会计。

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    (2)从银行提取现金:出纳填写普通支票→盖章→在背面书写栏盖章→撕下支票头登记银行和现金日记账→到开户银行提取现金。

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    用途:工资、备用金,绝对不能写货款。提备用金时,出票人是我们单位,收款人也是我们单位,支票背面也要盖章(要与预留银行印鉴卡上的章相符)。

    END

出纳经常接触的单据、表格

 
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    1、  发票  包括普通发票、增值税专用发票、专业发票3种,上面印有“税务局监制章”。

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    2、  收据  医院、学校等行政事业单位开出印有“财政局监制章”的收据,没有监制章是不合法凭证。

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    3、  支付证明单

    (1)小额支付未能取得发票,但必须报账,例如:搭摩托车付了10元现金,无发票但要入账。

    (2)汇总作用:司机报销有很多加油票、路桥费发票,每张单都要老板签名很麻烦,可用支付证明单或差旅报销单进行汇总车费、餐费、住宿费各是多少,共多少张,所有人在支付证明单上签名即可。

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    4、  借支单:员工预借差旅费或其他临时借款时用,例如:

    (1)员工出差前填写借支单→部门负责人核查、签名→会计审核→总经理(老板)审批签名→出纳员发款,用作住宿、交通等差旅费等开支。

    (2)出差回来后,据实填写支付证明单,并在单后面贴上收据或发票→证明人签名→会计审核→交总经理(老板)审批签名→出纳员给予报销。

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    5、  收付日报表:每天上报主管和老板现金、银行存款的收付金额和余额情况表。

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    6、  出纳期结表:出纳记账后把所有单据要交给会计入账,是出纳与会计的交接手续证明,一式两份,会计、出纳各一份。出纳交单给会计的时间:天天交、一周、10天、15天,还是一个月才交一次,视各单位的实际情况而定。

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    7、  银行存款余额调节表:每月银行存款日记账与银行对账单逐笔核对,余额不符时要查明原因,如果出纳或银行记错账,应立即更正。如出现未达账项,即出纳或银行一方已取得单据入账,另一方未入账时,要说明情况,一式两份,会计、出纳各一份。

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登记日记账时应注意的问题

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    1、设账:现金跟银行存款要分开登记,一个银行账户一本银行存款日记账,因为一个账户有一张银行对账单,方便对账。

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    2、根据收付款单据逐日登记日记账,并结出余额。方便对账,随时知道还有多少现金和银行存款数额。

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    3、出纳应按实付的金额和日期记账,今天收钱记账日期是今天,不能以发票上的日期记账;报销按实际批准的金额实报实销,例如:业务员每月规定报销电话费300元,但实际发票上金额为350元,只能按规定的标准报销300元,也只能按实际报销的300元记账。

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    4、对账:现金日记账余额与库存现金要相符,银行存款日记账余额与银行对账单上余额相符。

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出纳的工作监督

  1. 1、每个单位设置会计、出纳、仓管人员,出纳管钱、会计管账、仓管管物,起到相互监督作用。

  2. 2、实行限额备用金管理,规定出纳的库存现金金额用于日常开支,不足再从银行提取。

  3. 3、会计要突击检查出纳的备用金,防止挪用。

  4. 4、严格按照财务制度收付款,支付时必须有规定的人员签字,最少包括经办人、证明人、审批人。

  5. 5、支付现金在单据上盖章“现金付讫”章,转账支付的盖“转讫”章。

  6. 6、签发的支票要盖章,印章必须分开保管,不能全部放出纳手里。

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    7、出纳的日记账每月与银行对账单核对,不相符要查明原因。

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    8、要建立支票的领用制度:设领用登记簿,谁用谁签名,特别是有时要带空白支票去采购,必须要领用人签名,并划上限额,及时追收空白支票。实际工作中除在登记簿签名外,领用人要在支票头任一空白处签名,以明确责任。


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